Upphandling av pensionsförsäkring och pensionsadministration är svårt. Men med bra förberedelser kan ni undvika långdragna processer och vara säkra på att ni får det ni efterfrågar.

8 tips för en bra pensionsupphandling

1. Starta i god tid. Börja helst minst ett år i förväg med förberedelserna. Ge även leverantörerna gott om tid att lämna ett anbud.
2. Tänk efter före. Hur ser era behov ut? Beskriv detta tydligt så att leverantören kan erbjuda rätt lösning. 
3. Skaffa kunskap. Undersök vad marknaden erbjuder och tag gärna kontakt med leverantörer och andra kommuner/ landsting som kan ge tips. Vi ger gärna exempel på vilka du kan kontakta.
4. Involvera rätt personer. Vilken kompetens behövs och vem kan det bäst? Se till att rätt personer är med från start och glöm inte de som ska jobba med tjänsten när upphandlingen är över.
5. Var tydlig i underlaget. Alla krav och villkor ska finnas med i förfrågningsunderlaget och vara tydliga så att de inte kan missförstås. Kraven ska vara relevanta och blanda inte ihop ska- och börkrav.
6. Sätt relevanta kriterier. Basera utvärderingskriterierna på aktuella uppgifter och använd inte bara pris som krav eftersom det kan leda till sämre kvalitet och service. Glöm inte kriterier som kvalitet, service, kompetens och administrativt system.
7. Var tillgänglig. Den som är kontaktperson för upphandlingen bör finnas tillgänglig för frågor under anbudstiden. Det gäller förstås även under semestertider. 
8. Be om en presentation. Låt leverantörerna komma och presentera anbudet. Då kan eventuella frågetecken rätas ut.