Upphandling av pensionsadministration

Upphandling av pensionsförsäkring och pensionsadministration är komplext. Men med bra förberedelser kan du undvika långdragna processer och vara säkra på att ni får det ni efterfrågar. Vi har lång erfarenhet av upphandlingar inom kommun, region och kommunala bolag och kan hjälpa er om ni har frågor.

Börja enkelt

Copy/paste från sista upphandlingen? Nej, det är ingen bra idé. Nya tjänster har tillkommit och gamla har utvecklats sedan förra upphandlingen.

Gör ett omtag och begär ett förutsättningslöst presentationsmöte. Då har du möjlighet att få värdefull input för att kunna ta fram ett riktigt bra upphandlingsunderlag.

Låt upphandlingen bidra till en god samhällsinvestering

  • Skapa utrymme för klimat och miljö i underlaget 
  • En återinvestering både i era anställda och i nuvarande pensionärer - Vi ser till att förvalta våra kunders pensionspengar på ett tryggt och hållbart sätt till så låga kostnader som möjligt.
  • God avkastning är viktigt! Att investera hållbart och att bidra till en grön omställning av samhället behöver inte betyda motsatsen. Tvärt om, hållbarhet är värdeskapande.

Lämna ingenting åt slumpen

  • Utgå från era behov när ni viktar era kriterier. Är det pris och kvalitet eller bara pris som är viktigt.
  • Vilka tjänster och servicenivåer är viktiga för er? Vill ni ha möjlighet att påverka utveckling och inriktning på förbättringar, är prognoser och analyser ett måste - ha det i åtanke vid upphandlingen. 
  • Engagera rätt personal i upphandlingen - Många roller berörs av vad som upphandlas då pensioner är ett stort och komplext upphandlingsområde. Låt pensionshandläggare, HR-personer och ekonomer komma till tals. Först då har ni riktigt bra förutsättningar för att så många som möjligt ska bli nöjda med upphandlingen hos er. 

När är bästa tidpunkt för avtalsstart?

Vi brukar rekommendera 1 april eller 1 oktober som avtalsstart eftersom AKAP-KL har kvartalsförmedling (arbetsgivaren betalar pensionsavgift en gång per kvartal).

För att vi ska kunna ta emot era anställdas grunduppgifter med god kvalitet behöver vi en uppstartsperiod på minst tre månader. Det innebär att vi behöver tilldelningsbesked minst tre, helst fyra månader före avtalsstart.

Att väga in hållbarhet i en upphandling

Omställningen mot ett hållbart samhälle kommer att kräva stora investeringar av kommuner och regioner framöver. Vi och andra pensionsbolag har en viktig roll att spela genom att kunna erbjuda stabila och förmånliga finansieringar i bland annat gröna obligationer, där medlen är öronmärkta till miljöinvesteringar. Kommuner och regioner får på så sätt tillgång till kapital för att klara dessa investeringar för en hållbar framtid.

Värdesätt leverantörens engagemang i hållbarhet

För att främja utvecklingen av hållbara investeringar kan man väga in hur leverantörer av pensionsadministration arbetar med hållbarhet i sina kapitalförvaltningar.  Det är ett sätt att synliggöra graden av engagemang hos leverantören.

Vid en upphandling kan man till exempel fråga efter information om:

  • Andelen gröna obligationer av räntetillgångar (i %)
  • Tillgångsportföljernas koldioxidavtryck
  • Om man har innehav i bolag vars omsättning som till mer än 30 % kommer från kol

Kundteamet - vi finns här för dig

På KPA Pension sätter vi alltid kunden i fokus. Vi är angelägna om att ge varje kund förstklassig service och expertkompetens, därför har alla kunder ett eget kundteam. Du vet alltid vem du ska kontakta i olika frågor och vi kan leverera tjänster och service med hög kvalitet.

Kundteamet består av kundansvarig, anbudskoordinator, kundkontakt, seniorkonsult och en pensionskostnadskonsult.

kundteam KPA Pension.png

 

Frågor och svar om upphandling

Vi får ofta frågor i samband med en upphandling. Här har vi sammanställt svaren på några vanliga frågor.

Går det att få med hållbarhetskriterier i en upphandling om pensionsadministration?

Ja, du kan till exempel fråga efter information om andelen gröna obligationer av räntetillgångar, tillgångsportföljernas koldioxidavtryck. Du kan också fråga om man har innehav i bolag vars omsättning som till mer än 30% kommer från kol.

Vi är ett kommunalt bolag - är det något särskilt vi ska tänka på?

Det är vanligt att ett bolag upphandlar pensionsadministration tillsammans med kommunen. Det är bra om även ni som bolag har en representant med där för att kunna vara delaktig i processen. Som bolag måste ni även lösa finansieringen genom kommunal borgen, pensionsstiftelse eller försäkring. Bolaget behöver också vara medlem i Sobona, som är de kommunala företagens arbetsgivarorganisation.

När kan det vara aktuellt med en direktupphandling?

Det kan till exempel vara aktuellt för arbetsgivare med få anställda eftersom de kan hamna under tröskelvärdet för värdet av upphandling, då finns det möjlighet att upphandla pensionsadministration genom en så kallad direktupphandling. Det finns fler orsaker till direktupphandling, mer om detta samt information om tröskelvärden finns hos Upphandlingsmyndigheten.

Vad är skillnaden mellan en RFI och en leverantörspresentation/hearing?

En RFI (request for information) innebär att ni inför en upphandling skickar skriftliga frågor till potentiella leverantörer med frågor som ska vara kopplade till vad ni behöver veta för den kommande upphandlingen. En leverantörspresentation/hearing är ett möte där potentiella leverantörer har möjlighet att presentera sina tjänster och produkter. Inför er upphandling har ni möjlighet att använda både RFI och leverantörspresentation/hearing om ni vill.

Vad är nyttan med en RFI och leverantörspresentation/hearing?

Genom att ta tillvara på branschens erfarenheter, kunskaper och framtidsvisioner och ha en tidig dialog med oss och andra leverantörer, kan ni skapa ett tydligt och proportionerligt upphandlingsunderlag. Läs mer på Upphandlingsmyndighetens hemsida.

Kan vi testa KPA Pensions administrationsverktyg i samband med en upphandling?

Ja, ni har möjlighet att testa en demoversion av vårt administrationsverktyg. Vi skickar med vår demoversionen i vårt anbud till er, om ni begärt det i ert upphandlingsunderlag.

Avrop via Adda Inköpscentral, vad är det?

Alla svenska kommuner, regioner och kommunala bolag kan välja att avropa både pensionsadministration och olika försäkringslösningar genom Adda:s ramavtal. Läs mer om detta på Addas hemsida.

Administrera pensioner i Nya KPA Direkt

Våra kunder administrerar pensioner i verktyget Nya KPA Direkt, där du som är kund själv får ta ansvar för tilldelning och borttag av behörigheter. Flexibelt, säkert och användarvänligt är feedback som vi får från våra kunder som använder Nya KPA Direkt och det är vi otroligt glada över att höra.

Instruktionsfilmerna till Nya KPA Direkt är ett bra stöd i ditt arbete, annars är vi inte längre bort än ett telefonsamtal om du har frågor.

Vi arbetar med upphandling på KPA Pension - hör gärna av dig!

Veronica Nilsson Lövgren

Ansvarsområde: Upphandlingsspecialist

Telefon: 060-14 43 59

E-post: veronica.nilsson@kpa.se

Eva Norberg

Ansvarsområde: Anbudskoordinator

Telefon: 08-665 06 35

E-post: eva.norberg@kpa.se

Maria Sverin

Ansvarsområde: Anbudskoordinator

Telefon: 08-665 48 34

E-post: maria.sverin@kpa.se

Mer information om upphandling

Här finns mer information om det som är bra att känna till inför er upphandling.

Upphandlingsmyndigheten - ger stöd till exempelvis inköpare och upphandlare inom offentlig verksamhet. Upphandlingsmyndigheten

SKR - ger bland annat service och professionell rådgivning inom alla de frågor som rör kommuner och regioner. SKR

Tyck till om webbplatsen