Tips inför upphandling

Upphandling av pensionsförsäkring och pensionsadministration är svårt. Men med bra förberedelser kan ni undvika långdragna processer och vara säkra på att ni får det ni efterfrågar.

  1. Starta i god tid - Börja helst minst ett år i förväg med förberedelserna. Ge även leverantörerna gott om tid att lämna ett anbud.

  2. Tänk efter före - Hur ser era behov ut? Beskriv detta tydligt så att leverantören kan erbjuda rätt lösning. 

  3. Skaffa kunskap - Undersök vad marknaden erbjuder och tag gärna kontakt med leverantörer och andra kommuner/regioner som kan ge tips. Vi ger gärna exempel på vilka du kan kontakta.

  4. Involvera rätt personer - Vilken kompetens behövs och vem kan det bäst? Se till att rätt personer är med från start och glöm inte de som ska jobba med tjänsten när upphandlingen är över.

  5. Var tydlig i underlaget - Alla krav och villkor ska finnas med i förfrågningsunderlaget och vara tydliga så att de inte kan missförstås. Kraven ska vara relevanta och blanda inte ihop ska- och börkrav.

  6. Sätt relevanta kriterier - Basera utvärderingskriterierna på aktuella uppgifter och använd inte bara pris som krav eftersom det kan leda till sämre kvalitet och service. Glöm inte kriterier som kvalitet, service, kompetens och administrativt system.

  7. Var tillgänglig - Den som är kontaktperson för upphandlingen bör finnas tillgänglig för frågor under anbudstiden. Det gäller förstås även under semestertider. 

  8. Be om en presentation - Låt leverantörerna komma och presentera anbudet. Då kan eventuella frågetecken rätas ut. 

Informationskällor

Offentlig upphandling kan verka komplicerat. Ett flertal myndigheter, organisationer och företag har olika former av informationstjänster för att underlätta ditt arbete:


Konkurrensverket
Konkurrensverket är den statliga tillsynsmyndigheten för offentliga upphandlingar. Här hittar du bland annat nyhetsblad, domstolsavgöranden inom offentlig upphandling och Lagen om offentlig upphandling.


Allego och OPIC
Det finns flera så kallade officiella annonsplatser. Två av dem är Allego och OPIC. Dessa båda erbjuder även annan information om offentlig upphandling.


Kammarkollegiet
Upphandlingsstödet erbjudet stöd och vägledning i upphandlingsprocessen för både leverantörer och upphandlare.

Vill du veta mer om våra tilläggstjänster inom pension eller försäkring?

Kontakta våra seniorkonsulter och våra utbildningsansvariga.